Werkingssubsidie en aanduiding van een cultureel-erfgoedinstelling

Tabs

Info

Doel van deze subsidie, erkenning, vergunning:

Erfgoedinstellingen zijn collectiebeherende organisaties met een uitstraling, schaalgrootte, bereik en relevantie op landelijk en internationaal niveau en wiens werking over de hele lijn al voorbeeld geldt. Die grote instellingen moeten uitgroeien tot ankerpunten en referentiepunten voor ons cultuurerfgoedveld en een bijzonder engagement opnemen voor de samenleving. De Vlaamse overheid neemt voor de organisaties die worden ‘aangeduid’ als cultureel-erfgoedinstelling een grotere verantwoordelijkheid door een substantiële subsidie toe te kennen voor hun werking.

Met de werkingssubsidie:

brengen die cultureel-erfgoedinstellingen de uitvoering van hun basistaken (functies) op een excellent niveau
spelen ze actief in op nieuwe ontwikkelingen en uitdagingen in de samenleving
hebben zij een voorbeeldrol inzake goed bestuur, samenwerking en expertisedeling.

De Vlaamse regering kent een werkingssubsidie toe aan organisaties die aangeduid werden als cultureel-erfgoedinstelling en die de Vlaamse Regering niet zelf beheert. Deze werkingssubsidie wordt toegekend voor het uitvoeren van de functies en, indien van toepassing, het opnemen van een dienstverlenende rol.

De administratie vatte een aantal van deze documenten samen in een overzicht:

het overzichtsdocument met betrekking tot de criteria voor de Aanduiding van cultureel-erfgoedinstellingen en de regionale en landelijke indeling voegt de bepalingen uit het Cultureel-erfgoeddecreet en het Uitvoeringsbesluit samen
het overzichtsdocument met betrekking tot voorwaarden en criteria voor de aanvraag van werkingssubsidies doet hetzelfde voor de werkingssubsidies
het document toetsstenen uit de strategische visienota biedt een overzicht van de prioriteiten van de minister met het oog op de aanvraagronde 2019-2023.

Aan welke voorwaarden en criteria moet uw aanvraag voldoen:

Uw aanvraag moet voldoen aan:

ontvankelijkheidsvoorwaarden:
- beheerd worden door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel
- gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad
- tijdig een aanvraag indienen.
subsidiëringsvoorwaarde:
- de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie heeft een afzonderlijke, opzichzelfstaande, cultureel-erfgoedwerking die geen onderdeel is van een andere werking die uitgevoerd wordt binnen dezelfde organisatie in het kader van een omvangrijkere kerntaak van deze organisatie.
criteria voor aanduiding als cultureel-erfgoedinstelling:
- de uitvoering van de functies op internationaal niveau
- een collectie cultureel erfgoed van minstens landelijke betekenis
- een cultureelerfgoedwerking met een schaalgrootte en reikwijdte van internationaal niveau
- een dienstverlenende rol op landelijk niveau, indien van toepassing
- de maatschappelijke en culturele inbedding en engagement
- een adequate infrastructuur voor de uitvoering van de functies
- een performant zakelijk en financieel beheer waarbij er sprake is van een dynamisch management en een solide financieel beleid en waarbij de principes van goed bestuur worden toegepast.
criteria voor de toekenning van een werkingssubsidie aan een cultureelerfgoedinstelling:
- de kwaliteit van de uitvoering van de functies
- de kwaliteit van de expertise, de wijze waarop de dienstverlenende rol wordt opgenomen en de mate waarin de dienstverlenende rol inspeelt op noden van cultureel erfgoed, beheerders ervan of cultureel-erfgoedgemeenschappen, indien van toepassing
- de kwaliteit van de samenwerking en netwerking, met relevante partners, zowel binnen Vlaanderen al sinternationaal
- de wijze waarop de strategische visie (http://www.kunstenenerfgoed.be/nl/beleid/cultureelerfgoeddecreet-2017/hoofdlijnen/strategische-visienota wordt uitgevoerd
- de kwaliteit van het zakelijke beheer en de haalbaarheid en het realiteitsgehalte van de begroting. De noodzaak voor een werkingssubsidie wordt aangetoond in de begroting, rekening houdend met de ontvangsten uit de werking.

Wie kan aanvragen:

U moet als organisatie:

beschikken over een kwaliteitslabel
gevestigd zijn in Vlaanderen of in Brussel
beheerd worden door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel.

Startdatum van de subsidie, de erkenning, de vergunning:

01.01.2019

Periode van de subsidie, de erkenning, de vergunning:

01.01.2019 tot 01.01.2023

Contactpersoon:

Secretariaat afdeling Erfgoed

02 553 68 68

Periode van de subsidie

Vanaf 1 januari 2019 kunnen organisaties aangeduid worden als cultureel-erfgoedinstelling.

De aanduiding geldt voor onbepaalde duur. De hoogte van het bedrag wordt vijfjaarlijks herbekeken.

Uw aanvraag

Hoe aanvragen:

De aanduiding als cultureel-erfgoedinstelling kan niet afzonderlijk aangevraagd worden, maar gebeurt gelijktijdig met de aanvraagprocedure voor indeling en subsidiëring.

U dient een aanvraag in via de webapplicatie KIOSK. Meer informatie over KIOSK vindt u in de rubriek Online aanvragen.

Indiendatum:

donderdag 15 december 2022

Aan welke voorwaarden en criteria moet uw aanvraag voldoen:

Uw aanvraag moet voldoen aan:

ontvankelijkheidsvoorwaarden:
- beheerd worden door een rechtspersoon zonder winstgevend doel of beschikken over een rechtspersoonlijkheid zonder winstgevend doel
- gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad
- tijdig een aanvraag indienen.
subsidiëringsvoorwaarde:
- de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie heeft een afzonderlijke, opzichzelfstaande, cultureel-erfgoedwerking die geen onderdeel is van een andere werking die uitgevoerd wordt binnen dezelfde organisatie in het kader van een omvangrijkere kerntaak van deze organisatie.
criteria voor aanduiding als cultureel-erfgoedinstelling:
- de uitvoering van de functies op internationaal niveau
- een collectie cultureel erfgoed van minstens landelijke betekenis
- een cultureelerfgoedwerking met een schaalgrootte en reikwijdte van internationaal niveau
- een dienstverlenende rol op landelijk niveau, indien van toepassing
- de maatschappelijke en culturele inbedding en engagement
- een adequate infrastructuur voor de uitvoering van de functies
- een performant zakelijk en financieel beheer waarbij er sprake is van een dynamisch management en een solide financieel beleid en waarbij de principes van goed bestuur worden toegepast.
criteria voor de toekenning van een werkingssubsidie aan een cultureelerfgoedinstelling:
- de kwaliteit van de uitvoering van de functies
- de kwaliteit van de expertise, de wijze waarop de dienstverlenende rol wordt opgenomen en de mate waarin de dienstverlenende rol inspeelt op noden van cultureel erfgoed, beheerders ervan of cultureel-erfgoedgemeenschappen, indien van toepassing
- de kwaliteit van de samenwerking en netwerking, met relevante partners, zowel binnen Vlaanderen al sinternationaal
- de wijze waarop de strategische visie (http://www.kunstenenerfgoed.be/nl/beleid/cultureelerfgoeddecreet-2017/hoofdlijnen/strategische-visienota wordt uitgevoerd
- de kwaliteit van het zakelijke beheer en de haalbaarheid en het realiteitsgehalte van de begroting. De noodzaak voor een werkingssubsidie wordt aangetoond in de begroting, rekening houdend met de ontvangsten uit de werking.

Na uw aanvraag

Ontvankelijkheid:

De eerste stap die uw dossier doorloopt, is de ontvankelijkheidstoets.

Binnen de 10 werkdagen na de uiterlijk indiendatum, krijgt u een bericht met de melding of uw aanvraag al dan niet ontvankelijk is.

Advisering:

Fase 1 - Advisering aanduiding

In een eerste fase toetst de bevoegde internationale beoordelingscommissie de ontvankelijke aanvragen aan de criteria voor aanduiding en formuleert een advies. Ter voorbereiding van dit advies brengt de beoordelingscommissie een bezoek ter plaatse. De plaatsbezoeken zullen plaatsvinden in de eerste helft van januari 2018. Na het indienen van uw aanvraag zult u gecontacteerd worden voor een afspraak.

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media maakt een ontwerp van beslissing over de aanduiding, rekening houdend met het advies van de commissie, en bezorgt dit aan de minister van Cultuur.

Fase 2 – Advisering landelijke indeling en/of werkingssubsidie

In een tweede fase, na de beslissing van de Vlaamse Regering over de aanduiding, toetst de bevoegde beoordelingscommissie de aanvragen aan de criteria voor landelijke indeling (wanneer de organisatie niet werd aangeduid) en de criteria voor de toekenning van een werkingssubsidie. De bevoegde beoordelingscommissie formuleert een voorlopig advies.

De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies.

Uiterlijk 15 mei 2018 kunt u het voorlopig advies consulteren via KIOSK. Na ontvangst heeft u de mogelijkheid om binnen de tien werkdagen te reageren via deze tool.

In deze repliek kunt u reageren op feitelijke onjuistheden in het voorlopige advies. Het indienen van een repliek is niet verplicht. Een repliek (of een onderdeel ervan) die niet gaat over feitelijke onjuistheden zal niet in overweging genomen worden door de beoordelingscommissie.

Rekening houdend met deze repliek, formuleert de bevoegde beoordelingscommissie een definitief advies.

De verschillende adviezen worden afgestemd door een afstemmingscommissie bestaand uit de adviescommissie en de voorzitters van de beoordelingscommissies.

De steden, gemeenten of de Vlaamse Gemeenschapscommissie waar aanvragers gevestigd zijn, kunnen gehoord worden op basis van het definitieve advies.

Op basis van het definitieve advies en het horen van de lokale besturen, maakt het Departement Cultuur, Jeugd en Media een ontwerp van beslissing op en bezorgt dat aan de minister.

Beslissing:

Fase 1 – Beslissing aanduiding

De minister van Cultuur bezorgt een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering. Vervolgens beslist de Vlaamse Regering over de aanduiding.

Fase 2 – Beslissing indeling en/of werkingssubsidie

De minister van Cultuur bezorgt een voorstel van beslissing aan de Vlaamse Regering. Vervolgens beslist de Vlaamse Regering, uiterlijk op 1 oktober 2018, over de indeling en/of het toekennen van de werkingssubsidie en de hoogte ervan.

Binnen een termijn van 10 werkdagen deelt het Departement Cultuur, Jeugd en Media de beslissing mee, samen met het definitieve advies.

Op basis van de beslissing wordt met de collectiebeherende organisaties, aangeduid als cultureel-erfgoedinstelling of ingedeeld bij het landelijke niveau, een beheersovereenkomst gesloten. Hierin wordt ten minste het bedrag van de werkingssubsidie en de te bereiken doelstellingen opgenomen.

De steden, gemeenten of de Vlaamse Gemeenschapscommissie, worden betrokken bij het sluiten van de beheersovereenkomst met de cultureel-erfgoedinstellingen die gevestigd zijn op hun grondgebied.

De minister en de cultureel-erfgoedinstelling ondertekenen de beheersovereenkomst uiterlijk op 31 december 2018.

Moet u een actieplan, werkplan, beheersovereenkomst, … maken?

Vanaf 2019 moet er geen jaarlijks actieplan meer ingediend worden.

Jaarlijks dient u op 1 april een jaarverslag in over het voorbije jaar.

Het jaarverslag bestaat uit:

een inhoudelijk verslag waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen die werden opgenomen in de beheersovereenkomst en waarvoor de werkingssubsidie is toegekend
een financieel verslag: de jaarrekening, het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor en een overzicht van de individuele bezoldigingen
een lijst met beleidsrelevante gegevens, waarvoor het Departement Cultuur, Jeugd en Media een model voorziet.

Als de werkingssubsidie is toegekend aan een bestuur, of aan een cultureel-erfgoedorganisatie die onderdeel is van een bestuur, kan het financieel verslag bestaan uit:

een overzicht van de kosten en de opbrengsten
het verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht, met commentaar bij de waardheidsgetrouwe weergave van het overzicht van de kosten en de opbrengsten
een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt.

Begeleiding

Meer uitleg over werkingssubsidies in het kader van het Cultureelerfgoeddecreet van 24 februari 2017? Neem dan contact op met het Departement Cultuur, Jeugd en Media via cultureelerfgoed@vlaanderen.be.

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed kan geïnteresseerde organisaties begeleiden en ondersteunen bij het opstellen van hun aanvraag.

Departement Cultuur, Jeugd en Media

Eigen instellingen

Vlaams Parlement

Raden en commissies

Vlaanderen

Actoren in kunsten- en erfgoedveld

Subsidies Kunsten

Subsidies cultureel erfgoed

Collectie van de Vlaamse Gemeenschap

Erfgoedconsulenten

Erfgoeddatabanken

Immaterieel erfgoed

Het kwaliteitslabel

Topstukken

Vergunningen en attesten voor cultuurgoederen

Residenties

Kunsten

Cultureel erfgoed

Wet- en regelgeving

Minister van cultuur

Conceptnota cultureel-erfgoedbeleid

Thema's

Europese Unie

UNESCO

Raad van Europa

Onze subsidies

Subsidiezoeker

Online aanvragen

Beslissingen

Logo voor subsidiëring

Onze subsidies